1.A propos de l’UNFPA et contexte

L’UNFPA, Fonds des nations Unies pour la Population est une Agence du système des Nations Unies en charge des questions de santé sexuelle et reproductive. Sa mission est de créer un monde dans lequel chaque grossesse est désirée et chaque accouchement sans danger. Un monde dans lequel chaque jeune réalise pleinement son potentiel.

2. Responsabilités 

Sous la supervision générale de la Directrice des Operations et la supervision directe de  l’Assistant Administratif et Financier, le/la Réceptionniste & Archiviste assure les taches suivantes :

Gérer les appels téléphoniques : tenue du répertoire, réception et transfert des appels,

Effectuer la gestion des courriers entrant ;

Gérer les courriers électroniques (iDocs) en collaboration avec l’ICT Manager (enregistrement, distribution et classement inclus) ;

Assurer l’accueil, le renseignement et l’orientation des visiteurs ;

Effectuer diverses tâches administratives simples telles que saisie informatique, préparation de parapheurs, travaux de duplication et de reliure ;

Responsable de l’archivage (scanner les documents nécessaires) ;

Assurer la Gestion de la maintenance de la génératrice ;

Assurer la gestion des climatiseurs, plomberie et électricité ;

Assurer la reproduction des documents ;

Exécuter les tâches connexes nécessaires et utiles à la bonne exécution des tâches qui lui sont confiées ;

S’acquitter d’autres tâches administratives ou logistiques demandées par le superviseur ; 

Exécuter toutes autres tâches de ses compétences confiées par les supérieurs hiérarchiques.

Profil recherché

Titulaire d’un diplôme d’études secondaires

Avoir une expérience d’au moins 3 ans dans le domaine de la réception ou archiviste

Bonne présentation, dynamique

Maîtrise du français et des logiciels informatiques courants requise, anglais serait un atout

Sauvegarde de la confidentialité des informations traitées au sein de l’UNFPA

Manipulation des équipements téléphoniques

Bonne capacité d’organisation, d’écoute et de maîtrise de soi

Connaissances des procédures UNFPA est un atout

Sens relationnel, rigueur et travail en équipe

Sens de la curiosité et volonté d’élargir ses connaissances

Bonne faculté d’adaptation

Expériences professionnelles d’au moins deux ans dans un poste similaire, 

Excellente capacité de rédaction et d’organisation

Maîtrise parfaite des outils informatiques.

Bonne présentation et bonne élocution

Langues :  Bonne connaissance du français et de créole.  La connaissance de l’anglais est un atout